Das Thünen-Institut ist in der Lage, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben. Neuaufträge werden ab sofort auch mit dem entsprechenden Informationsmaterial versehen.
Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 Euro ohne USt) sind in § 3 Abs.3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt.
Wir bitten Sie, von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen. Als Rechnungssteller profitieren Sie auch bereits vor der anstehenden Verpflichtung von den Vorteilen:
Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags mit dem Thünen-Institut, wenden Sie sich bitte stets an die im Auftragsdokument benannte Stelle.
Das Thünen-Institut empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter xrechnung.bund.de.
Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:
Angaben zu Rechnungsinhalten
Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch mit dem Thünen-Institut die folgenden Hinweise:
| Rechnungsbestandteil | Datenfeld Standard XRechnung | Angabe des Thünen-Instituts für Lieferanten |
|---|---|---|
| Leitweg Identifikations-nummer (Leitweg-ID) | „Käuferreferenz“ (BT-10) | „Es handelt sich um eine Pflichtangabe auf jeder Rechnung.“ „Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Leitweg-ID stets dem Auftragsdokument, welches Ihnen im Zuge der Auftragsvergabe zugesendet wird.“ |
| Bestellnummer | „Bestellreferenz“ (BT-13) | „Bitte entnehmen Sie die zu verwendende Bestellreferenz stets dem Auftragsdokument, welches Ihnen im Zuge der Auftragsvergabe zugesendet wird. Ohne Angabe dieser Bestellreferenz kann die E-Rechnung durch das Thünen-Institut abgelehnt werden.“ |
| Lieferantennummer | „Lieferantennummer“ (BT-29) |
Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o.ä.).
Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen über die ZRE können Sie den zuständigen Support kontaktieren:
Rechnungssteller und Rechnungssender können sich bei Fragen zur ZRE an die dafür eingerichtete Support-Hotline wenden. Die Hotline ist von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 228 99681-10101 zu erreichen.
Weiterführende Informationen zur ZRE finden Sie in der Broschüre für Rechnungssteller, der Lieferanteninformation sowie auf der Informationsseite des Bundes www.e-rechnung-bund.de
Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund ab dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:
Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags-bzw. Vertragsverhältnis ergeben.